Manajemen Proyek – Bagaimana Merencanakan dan Menjadwalkan Lebih Banyak Proyek Kompleks

[ad_1]

Gantt chart adalah alat yang berguna untuk menganalisa, merencanakan dan mengendalikan proyek multi tahap yang kompleks.

Gantt Charts bisa;

Bantu dalam mengidentifikasi tugas dan sub tugas yang harus dilakukan

Bantu Anda mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan

Bantu penjadwalan saat tugas-tugas ini akan dilakukan dan dalam urutan apa

Membantu dalam perencanaan sumber daya dan diperlukan untuk menyelesaikan proyek,

Bantu dalam mengerjakan jalur kritis untuk proyek yang perlu diselesaikan pada tanggal tertentu.

Ketika proyek tugas kompleks atau multi sedang berlangsung, bagan Gantt membantu dalam memantau apakah proyek itu sesuai jadwal, atau tidak. Jika tidak, bagan Gantt memungkinkan Anda mengidentifikasi dengan mudah tindakan apa yang perlu diambil untuk mengembalikan proyek ke jadwal.

Konsep penting di balik perencanaan proyek adalah bahwa beberapa kegiatan bergantung pada aktivitas lain yang diselesaikan terlebih dahulu. Sebagai contoh, bukanlah ide yang baik untuk mulai membangun tembok di blok kantor sebelum Anda meletakkan fondasinya; bukankah itu ide yang baik untuk memasukkan campuran kue ke dalam kaleng tanpa mengoles timah terlebih dahulu.

Ini adalah kegiatan tergantung yang perlu diselesaikan secara berurutan, dengan setiap tahap yang lebih-atau-kurang selesai sebelum tahap berikutnya dapat dimulai. Kita dapat menyebut kegiatan dependen seperti ini 'berurutan'.

Aktivitas tidak berurutan tidak bergantung pada penyelesaian tugas lainnya. Kegiatan ini dapat dilakukan kapan saja sebelum atau setelah tahap tertentu dalam proyek tercapai. Kegiatan-kegiatan ini disebut tugas yang tidak bergantung atau 'paralel'.

Untuk membuat bagan Gantt;

1. Buat daftar semua kegiatan / tugas dalam rencana

Untuk setiap tugas, tunjukkan tanggal mulai paling awal, berapa lama Anda memperkirakan lamanya waktu yang diperlukan, dan apakah itu paralel atau berurutan.

Jika tugas berurutan, tunjukkan tahapan mana mereka bergantung.

Arahkan selembar kertas grafik (menggunakan pensil dan penggaris) dengan hari, minggu atau bulan hingga penyelesaian tugas pada sumbu X atas. The y-Axis dapat digunakan untuk memerinci setiap tugas dalam urutannya. Anda mungkin ingin menggunakan Spreadsheet Excel untuk ini, bukan kertas grafik jika Anda lebih suka.

2. Plot tugas ke dalam Rencana

Selanjutnya daftar tugas di kolom pertama di sisi kiri halaman. (The Y-Axis) Untuk menyusun draf kasar pertama bagan Gantt; Plot setiap tugas pada rencana, menunjukkannya mulai pada tanggal yang sedini mungkin. Gambarkan setiap tugas sebagai bar horizontal, dengan panjang bar adalah lamanya waktu Anda memperkirakan tugas akan mengambil. Di atas setiap bilah tugas, tandai perkiraan waktu yang diambil untuk menyelesaikan tugas. Pada tahap ini tidak perlu memasukkan penjadwalan – semua yang Anda lakukan adalah menyiapkan draf pertama.

3 Jadwalkan tugas / kegiatan

Sekarang pada lembar baru redraw Gantt Chart untuk menjadwalkan tindakan dan tugas. Jadwalkan ini sedemikian rupa sehingga tindakan berurutan dilakukan dalam urutan yang diinginkan (misalnya menggali lubang, meletakkan fondasi, memulai konstruksi).

Pastikan bahwa kegiatan yang tergantung ini tidak dimulai sampai kegiatan yang mereka andalkan telah selesai sepenuhnya.

Jika memungkinkan, jadwalkan tugas paralel sehingga mereka tidak mengganggu tindakan berurutan di jalur kritis. Saat menjadwalkan, pastikan Anda memanfaatkan waktu dan sumber daya terbaik yang Anda miliki. Jangan terlalu berkomitmen dalam menggunakan sumber daya dan biarkan beberapa waktu dalam jadwal untuk pembekuan, overruns, penolakan kualitas, kegagalan dalam pengiriman, dll.

Setelah bagan Gantt diambil, Anda dapat melihat berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Langkah-langkah kunci yang harus diselesaikan untuk memastikan keberhasilan penyelesaian proyek harus jelas terlihat.

Dalam prakteknya Manajer Proyek profesional menggunakan perangkat lunak canggih seperti MS Project untuk membuat bagan Gantt. Tidak hanya paket-paket ini membuat gambar bagan Gantt lebih mudah, mereka juga membuat modifikasi rencana lebih mudah dan menyediakan fasilitas untuk memantau kemajuan terhadap rencana.

Tabel dan spreadsheet juga dapat digunakan untuk membuat bagan sederhana dan mudah diubah tanpa MS Project. Spreadsheets dengan bilah berwarna paling berguna untuk proyek yang paling sederhana.

[ad_2]