Peringatan! 3 Masalah Teratas Dengan Templat Jadwal Proyek

Sebagai seorang manajer proyek, ada banyak kali Anda harus menyusun jadwal dari awal. Kadang-kadang, Anda mungkin terjebak tentang bagaimana cara melakukan jadwal atau tidak tetapi sering kali Anda akan diberi jadwal dan diberitahu untuk hanya menggunakan ini sebagai template. (Catatan: Saya menggunakan template dalam artikelnya untuk rapat dari proyek sebelumnya dan juga templat standar departemen yang dikeluarkan.)

Ini mungkin tampak seperti ide bagus pada awalnya karena banyak hal yang ada di sana untuk Anda. Semua tugas tampak tertata rapi. Anda berpikir untuk diri sendiri: Ini hanya apa yang Anda butuhkan. Ini akan menghemat banyak waktu. Namun berhati-hatilah. Tidak semuanya semudah kelihatannya.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda tidak harus secara otomatis mengambil jadwal itu dan menjalankannya, tweaking di sana-sini.

Masalah # 1: Proyek MS Melakukan Beberapa Hal yang Funky
Saya bahkan tidak berpikir orang-orang di Microsoft telah menemukan cara untuk mempersulit dan mengintensifkan perangkat lunak mereka sebenarnya. Saya bahkan tidak bisa menghitung berapa kali, saya telah sedikit memodifikasi tugas pada jadwal saya dan kemudian sesuatu yang sangat aneh terjadi. Dan maksud saya benar-benar aneh. Sangat aneh bahwa beberapa kali, saya berputar-putar begitu banyak, saya hanya menghapus tugas dan menambahkannya kembali sehingga semuanya berfungsi kembali.

Sekarang ambillah jadwal lama seseorang dan mulailah modifikasi itu untuk Anda gunakan sendiri dan Anda kehilangan banyak kendali untuk jumlah barang funky yang dapat terjadi. Ini mungkin risiko Anda dapat hidup dengan jadwal yang kecil tetapi saya lebih suka tidak mengambil risiko itu pada proyek besar.

Soal # 2: Cobalah Ikuti Sang Prediror-Penerus itu
Pendahulunya bisa begitu rumit dalam jadwal yang asing bagi Anda yang mungkin berpikir Anda baru saja mengikuti kelinci itu ke lubang kelinci. Ubah satu durasi dan seluruh jadwal mungkin akan rusak. Anda dapat mencoba untuk mengikuti para pendahulu tersebut untuk menemukan apa yang baru saja terjadi tetapi kemudian itu hanya untuk satu perubahan. Jika Anda harus menambahkan lebih banyak tugas ke template, maka Anda cukup bingung tanpa melanggar beberapa hubungan. Ini adalah tugas yang dapat membuat frustrasi terutama jika Anda benar-benar terlibat dalam proyek Anda.

Masalah # 3: Cobalah Membuat Sense of the Template
Lalu ada banyak masalah lain yang dapat membuat Anda kesulitan ketika mencoba membuat kepala atau ekor dari file Proyek sebelumnya. Ini dapat mencakup hal-hal seperti: Tenggat waktu, Sumber Daya, Jenis Tugas, Kendala Tanggal, dll. Seluruh "fitur" MS Project dapat benar-benar membuat Anda gila ketika mencoba mencari tahu mengapa jadwal tersebut tidak tepat. Anda dapat pergi secara individual dan membersihkan semuanya tergantung pada ukuran file proyek tetapi Anda harus mencari setiap item terlebih dahulu dan itu akan membutuhkan banyak pekerjaan.

Jadi, Apa yang Harus Dilakukan
Oke, sekarang saya tidak mengatakan bahwa template tidak bermanfaat tetapi Anda harus berhati-hati tentang bagaimana Anda menggunakannya. Template harus menjadi panduan. Lihatlah itu sebagai berikut: inilah beberapa hal yang harus saya pertimbangkan dalam proyek saya. Template yang bagus mencakup proyek yang sangat besar. Proyek Anda mungkin lebih kecil sehingga Anda tidak membutuhkan semua elemen tersebut.

Dan ada juga yang sebaliknya. Ini adalah ide yang bagus bahwa jika Anda memiliki proyek dengan lebih banyak kerumitan atau barang-barang lain daripada yang ditampilkan oleh template, Anda harus menambahkannya ke "templat" untuk referensi di masa mendatang.

Template juga tidak memotong langkah-langkah untuk membuat jadwal proyek. Anda harus selalu memiliki Struktur Perincian Kerja dan Struktur Perincian Sumber Daya; dan Anda harus tetap membuat jadwal sendiri. Namun, template menyediakan beberapa bantuan cadangan dan juga harus memberikan bantuan dalam mengembangkan WBS yang tepat. Jadi, kata nasihat, berhati-hatilah dan cobalah untuk menghindari penggunaan ulang file Proyek lama. Bahkan mengembangkan template "standar" untuk digunakan kembali bisa menjadi sangat sulit untuk dikelola. Tapi, punya template, pasti!